Kalau Bisa Ditulis, Kenapa Harus Meeting?

Buat orang-orang yang pernah kerja bareng gw, baik atasan, peers, maupun junior, mungkin sudah cukup tahu kalau gw bukan orang yang terlalu suka meeting.

Apalagi meeting yang objective-nya gak jelas.

Output yang diharapkan juga gak jelas.

Atau meeting satu jam yang isinya seseorang presentasi sesuatu yang sebenarnya bisa gw baca sendiri dalam sepuluh menit di deck atau spreadsheet.

Gw bukan anti-meeting.

Ada banyak situasi di mana ngobrol langsung memang jauh lebih cepat.

Tapi menurut gw kita terlalu sering menjadikan meeting sebagai default, bukan sebagai salah satu pilihan cara berkomunikasi.

Ada issue?

Meeting.

Ada update?

Meeting.

Ada requirement baru?

Meeting.

Ada hal yang sebenarnya bisa dijawab tiga baris di chat?

Meeting juga.

Kadang rasanya calendar invite sudah jadi semacam reflex.

Dan menurut gw itu cukup mahal.

Bukan mahal dalam arti bayar Zoom atau Google Meet.

Mahal karena meeting menggunakan resource yang jauh lebih susah dikumpulkan:

waktu beberapa orang sekaligus.

Meeting itu bukan satu jam

Misalnya ada meeting satu jam dengan delapan orang.

Secara calendar memang cuma satu jam.

Tapi sebenarnya kita baru saja menggunakan delapan jam waktu manusia.

Belum termasuk orang yang harus berhenti dari pekerjaan sebelumnya.

Context switching.

Nunggu meeting mulai.

Meeting molor.

Terus butuh beberapa menit lagi buat balik fokus ke pekerjaan sebelumnya.

Dan yang menurut gw lebih annoying adalah untuk meeting terjadi, semua orang tersebut harus tersedia di waktu yang sama.

Ini kadang jauh lebih mahal daripada durasi meeting-nya sendiri.

Pernah kan punya agenda yang sebenarnya sederhana, tapi baru bisa dilakukan minggu depan karena satu orang kosongnya Selasa, yang satu cuma bisa Kamis, yang satu lagi cuti, dan orang yang dianggap decision maker ternyata calendar-nya penuh semua?

Akhirnya decision yang mungkin sebenarnya bisa selesai hari ini lewat tulisan malah mundur seminggu cuma karena kita ingin semua orang berada di ruangan virtual yang sama.

Makanya secara default gw jauh lebih prefer asynchronous communication.

Dokumentasi.

Email.

Chat.

Comment di document.

Tulis dulu.

Kasih orang waktu baca.

Kalau ternyata semuanya sudah clear lewat tulisan, selesai.

Gak perlu meeting.

Kalau masih ada disagreement, ada bagian yang susah dijelaskan, atau diskusinya sudah mulai bolak-balik tanpa progress, baru:

okay, let's talk.

Bahkan kadang gak perlu meeting satu jam.

Call lima belas menit juga cukup.

Menulis memaksa kita mikir dulu

Ada alasan lain kenapa gw suka komunikasi tertulis.

Menurut gw menulis meningkatkan kualitas berpikir.

Kalau ngomong langsung, kita bisa saja berpikir sambil bicara.

Kadang berguna.

Tapi kadang hasilnya juga ya...

ngalor-ngidul.

Satu orang ngomong lima menit tapi sebenarnya poinnya cuma dua kalimat.

Yang lain langsung respons sebelum benar-benar memahami.

Terus diskusinya bercabang.

Tahu-tahu 45 menit lewat dan semua orang masih mencoba mengingat sebenarnya kita meeting buat apa.

Kalau harus menulis dulu, kita dipaksa sedikit lebih disiplin.

Apa sebenarnya problem-nya?

Context-nya apa?

Apa yang sudah kita tahu?

Apa yang belum kita tahu?

Keputusan apa yang dibutuhkan?

Apa yang sebenarnya gw tanyakan ke orang-orang ini?

Kadang bahkan sebelum document-nya dikirim, proses menulis itu sendiri sudah menyelesaikan setengah problem.

Karena ketika mencoba menjelaskan sesuatu secara tertulis, kita mulai sadar:

“Oh, ternyata asumsi gw ada yang bolong.”

“Atau sebenarnya pertanyaan gw belum jelas.”

“Atau ternyata gak butuh meeting delapan orang. Gw cuma perlu jawaban dari dua orang.”

Makanya kalau gw mau mengadakan diskusi yang lumayan penting, gw preferably bikin semacam one-pager dulu.

Gak perlu cantik.

Gak perlu jadi PRD dua puluh halaman.

Cukup context, problem, hal yang ingin didiskusikan, dan output apa yang diharapkan.

Kasih orang kesempatan baca sebelum meeting.

Best case?

Mereka jawab di document dan meeting-nya batal.

Good.

Menurut gw cancel meeting karena problem sudah selesai bukan kegagalan.

Itu efficiency.

Orang juga punya waktu terbaiknya masing-masing

Ada lagi satu hal yang sering dilupakan dari synchronous discussion.

Tidak semua orang punya kondisi terbaik untuk berpikir di jam yang sama.

Di meeting, mungkin ada yang benar-benar fokus.

Ada juga yang baru keluar dari meeting lain.

Ada yang sambil bales Slack.

Ada yang laptop-nya tinggal 10%.

Ada yang lima belas menit lagi harus pindah meeting.

Ada yang sebenarnya punya pendapat bagus tapi butuh waktu berpikir dulu sebelum menjawab.

Dan ada juga orang yang secara natural memang lebih bagus merumuskan ide setelah dia punya waktu untuk membaca dan memproses informasi.

Dalam komunikasi async, semua orang bisa merespons di waktu ketika mereka memang punya bandwidth.

Gw bisa kirim document jam 10.

Orang lain mungkin baca jam 11.

Ada yang baru sempat jam 3.

Selama gak urgent, menurut gw gak ada masalah.

Malah kualitas jawabannya sering lebih baik karena mereka gak dipaksa punya opini dalam tiga puluh detik hanya karena sekarang giliran mereka ngomong.

Ini juga salah satu bentuk menghargai waktu orang menurut gw.

Bukan cuma:

“meeting-nya jangan kelamaan ya.”

Tapi bertanya:

“apakah gw bahkan perlu mengambil satu slot di calendar orang ini?”

Tulisan juga bikin orang lebih susah pura-pura lupa

Nah ini manfaat lain yang mungkin agak kurang romantis.

Evidence.

Di dunia kerja, especially di organisasi yang cukup besar, keputusan sering melibatkan banyak orang.

Dan beberapa bulan kemudian bisa muncul:

“Loh, dulu bukannya sepakatnya A?”

“Enggak, setahu saya B.”

“Saya gak pernah approve itu.”

“Bukannya team sana yang request?”

Dan dimulailah olahraga favorit corporate:

lempar-lemparan.

Kalau diskusinya tertulis, jauh lebih gampang.

Nih email-nya.

Nih comment di document-nya.

Nih keputusan tanggal segini.

Nih alasan kenapa waktu itu kita pilih A dibanding B.

Bukan berarti dokumentasi menyelesaikan office politics.

I wish.

Tapi minimal factual history-nya lebih susah diubah seenaknya.

Menurut gw ini bukan soal gak percaya sama orang.

Manusia memang gampang lupa.

Gw sendiri juga gampang lupa detail decision yang dibuat enam bulan lalu.

Makanya justru lebih fair kalau kita gak bergantung pada ingatan siapa yang paling pede.

Tulisin aja.

Dokumentasi itu memory-nya organisasi

Dan manfaat tulisan gak berhenti setelah decision dibuat.

Bayangin enam bulan kemudian ada orang baru join team.

Dia lihat sesuatu di product lalu bertanya:

“Eh, kenapa flow-nya begini ya?”

Kalau gak ada dokumentasi, biasanya dimulai ekspedisi arkeologi.

Tanya Product.

Product bilang coba tanya Engineering.

Engineering bilang dulu kayaknya request Business.

Business bilang orang yang request sudah resign.

Terus akhirnya ada seseorang yang jawab:

“Kayaknya dulu ada alasan deh.”

Amazing.

Dengan dokumentasi yang proper, orang baru bisa membaca sendiri.

Apa context waktu itu?

Constraint-nya apa?

Alternative yang dipertimbangkan apa?

Kenapa akhirnya dipilih seperti sekarang?

Mungkin keputusan lama ternyata sudah gak relevan.

Fine.

Justru sekarang kita punya dasar untuk mengubahnya.

Yang penting organisasi gak kehilangan context setiap kali seseorang resign atau pindah team.

Menurut gw organisasi yang terlalu bergantung pada oral history itu fragile.

Knowledge-nya bukan milik organisasi.

Knowledge-nya milik beberapa orang yang kebetulan masih kerja di situ.

Dan begitu mereka pergi, ikut hilang juga sebagian memory perusahaan.

Tapi gw juga gak mau semua hal jadi thread 73 komentar

Sampai sini mungkin kedengarannya gw pengen semua manusia berhenti ngobrol dan pindah hidup ke Google Docs.

Enggak juga.

Async communication punya limitation.

Kadang tulisan bisa disalahpahami.

Kadang topiknya sangat ambiguous.

Kadang ada conflict dan lima belas menit ngobrol langsung jauh lebih manusiawi dibanding perang paragraph selama tiga hari.

Kadang kita sedang eksplorasi problem dan memang butuh brainstorming cepat.

Kadang ada urgent incident.

Kadang keputusan punya banyak dependency dan lebih cepat kalau semua orang yang relevan berada di ruangan yang sama.

Ada juga diskusi yang kalau sudah sampai:

reply
reply
reply
quote
clarify
reply lagi

mungkin itu tanda kita memang perlu call.

Gw bukan anti-meeting.

Gw cuma merasa meeting seharusnya digunakan ketika synchronous communication memang merupakan tool yang lebih baik.

Bukan karena itu kebiasaan.

Kalau memang harus meeting, at least bikin meeting-nya berguna

Kalau akhirnya perlu meeting, menurut gw ada beberapa hal sederhana yang lumayan banyak membantu.

Pertama:

jelaskan objective-nya.

Kenapa orang-orang ini harus hadir?

“Discuss Project X” menurut gw bukan objective.

Mau ambil keputusan?

Mau resolve disagreement?

Mau clarify requirement?

Mau brainstorm solusi?

Mau pilih antara option A dan B?

Harus jelas.

Kedua:

tentukan output yang diharapkan.

Setelah meeting selesai, apa yang seharusnya berbeda dibanding sebelum meeting?

Ada decision?

Ada owner?

Ada next action?

Ada list pertanyaan yang sudah terjawab?

Kalau gak tahu output-nya apa, kemungkinan meeting-nya juga bakal muter.

Ketiga:

tulis context sebelum meeting.

Gw suka one-pager karena cukup pendek untuk dibaca tapi cukup panjang untuk memaksa penulisnya berpikir.

Kasih document-nya sebelum meeting.

Kalau bisa, orang comment dulu.

Jangan habiskan dua puluh menit pertama meeting untuk membacakan sesuatu yang sebenarnya bisa dibaca sendiri.

Gw bisa baca.

Thank you.

Keempat:

meeting juga tetap harus menghasilkan tulisan.

Ini yang sering hilang.

Meeting selesai.

Semua orang merasa sudah sepakat.

Tidak ada yang nulis decision.

Tiga minggu kemudian ternyata interpretasinya beda-beda.

Kalaupun ada MoM, kadang isinya:

Discussed issue A.
Discussed issue B.
Next step to follow up.

Ya... terima kasih.

Yang lebih penting justru:

Apa yang diputuskan?

Kenapa?

Siapa yang melakukan apa?

Kapan?

Apa yang masih open?

Problem-nya memang kalau kita aktif berdiskusi, susah juga sambil bikin notes yang proper.

Gw sendiri ngalamin.

Makanya kalau meeting-nya cukup penting, harus jelas siapa yang bertanggung jawab dokumentasi, atau gunakan recording/transcription sebagai bahan bantu lalu rapikan hasilnya setelah meeting.

Yang penting jangan biarkan decision penting cuma hidup di kepala audience yang hadir.

Buat gw, default-nya tetap tulisan dulu

Kalau harus diringkas, cara kerja yang paling masuk akal buat gw kurang lebih:

Tulis dulu.

Jelaskan context.

Jelaskan problem.

Jelaskan apa yang lo butuhkan dari orang lain.

Kasih orang kesempatan baca dan jawab secara async.

Kalau selesai, selesai.

Kalau belum clear, baru call.

Kalau perlu call, masuk meeting dengan pertanyaan yang jauh lebih spesifik karena orang-orang sudah punya context sebelumnya.

Lalu setelah selesai, tulis lagi hasilnya.

Buat gw ini bukan soal produktivitas ala “how to save 37 minutes every day.”

Lebih ke respect.

Kalau gw mengundang lima orang meeting satu jam, gw sedang meminta lima orang memberikan sebagian waktunya ke problem gw.

Minimal gw harus tahu kenapa gw butuh mereka.

Dan minimal gw sudah melakukan effort untuk menjelaskan problem tersebut dengan baik sebelum meminta waktu mereka.

Mungkin itu juga alasan kenapa gw suka dokumentasi.

Tulisan membuat kita sedikit lebih accountable terhadap pikiran kita sendiri.

Sebelum minta orang mendengarkan, kita dipaksa menjelaskan.

Sebelum menjawab, orang punya waktu membaca.

Setelah keputusan dibuat, semua orang punya sesuatu yang bisa dilihat kembali.

Meeting masih punya tempat.

Definitely.

Gw cuma gak merasa dia harus selalu jadi tempat pertama yang kita datangi.

Kadang sebelum bikin calendar invite, mungkin cukup berhenti sebentar dan bertanya:

“Ini benar-benar perlu meeting, atau sebenarnya gw cuma perlu nulis lebih jelas?”